Med DAHLbox tilbyder vi et digitalt værktøj med stor fleksibilitet og en række praktiske funktioner. DAHLbox har effektive værktøjer, som kan anvendes til håndtering af datarum, dokumentudveksling i forbindelse med blandt andet due diligence, større transaktioner, virtuelt bestyrelsesrum, kontraktstyring og meget mere.

Med DAHLbox skaber vi tryghed og fleksibilitet. Al data, der uploades til DAHLbox, ligger på servere, som DAHL har den fulde kontrol over, og hvor datasikkerhedsniveauet er på absolut højeste niveau. På vores servere bliver der desuden taget backup på alle uploadede data mindst én gang i døgnet.

Systemet kan tilgås fra egen computer eller andre devices på alle tidspunkter af døgnet, og systemet kan opsættes efter brugerens ønsker og behov med eksempelvis mappestruktur og indstillinger for adgang til data helt ned på filniveau. Dette sikrer, at DAHLbox kan opsættes, så det matcher netop brugerens ønsker og behov.

Fordele ved DAHLbox

• Højt sikkerhedsniveau, herunder logning af handlinger i systemet

• Stor fleksibilitet

• Adgang til DAHLbox gennem flere devices

• Standardopsætningen kan tilpasses brugerens behov

• Mulighed for tilpasning af adgang til de enkelte filer

• Søgning på tværs af de angivne informationer

• Dataopbevaring af selskabsoplysninger

DAHLbox er således meget mere end en harddisk i skyen. Der er ikke én standardiseret tilgang, og der er intet krav om at anvende DAHL som rådgiver i øvrigt. Vi tilbyder med DAHLbox en løsning, som designes og skræddersyes til de aktuelle behov og krav.

På den måde er DAHLbox med til at understøtte og skabe værdi for enhver forretning.

DAHLbox indeholder et klientsite, som kan hjælpe med at erstatte den gamle, fysiske forhandlingsprotokol/selskabsmappe, da DAHLbox kan opbevare dataene for virksomheden. Dokumentmappen bygges op på samme måde som stifinder og oprettes med mapper til selskabsdokumenter, generalforsamlingsreferater og regnskabsmateriale, herunder budgetter, årsrapporter og andet. Derudover kan der også oprettes mapper til diverse andre dokumenter, så som ansættelsesaftaler, lejeaftaler og meget andet. Ovenstående er blot eksempler. Sitet kan tilpasses den enkelte klients behov, og typisk vil klienten selv og evt. dennes revisor oprette de relevante undermapper.

DAHLbox tilbyder også et virtuelt bestyrelsessite, som kan danne rammen for bestyrelsesarbejde i virksomheden.

Bestyrelsessitet kan hjælpe med at,

• fordele og tildele opgaver

• planlægge kommende møder

• dele materiale

• dele relevante oplysninger fra aviser eller sociale om virksomheden og/eller virksomhedens konkurrenter

• give et samlet overblik over dokumenter til brug for bestyrelsens arbejde, herunder referater, regnskaber m.v.

DAHLbox er en sikker løsning, som gør det let at fremsøge dokumenter fra bestemte møder eller andet materiale. Derudover er det muligt i DAHLbox bestyrelsessite at tilpasse, hvem der skal have adgang til de enkelte filer.

DAHLbox bestyrelsessite kan desuden anvendes til opbevaring af alle dokumenter forud for det næste bestyrelsesmøde, og dermed undgås store ringbind fyldt med referater m.v.

DAHLbox indeholder også et moderne, proaktivt, nemt og effektivt kontraktstyringsværktøj, der sikrer et overblik over kontrakterne, og som kan anvendes som redskab til at forbedre virksomhedens kontraktstyring, således at der sikres systematisk opfølgning og evaluering af virksomhedens kontrakter.

Med DAHLbox’ kontraktstyringsværktøj er det muligt at opnå en god og effektiv kontraktstyring i virksomheden.

Værdierne ved dette værktøj er,

• at det kan skabe ét samlet overblik over virksomhedens kontrakter

• at der kan aktiveres påmindelser om vigtige forhold og frister i kontrakterne (f.eks. genforhandling, udløb, prisreguleringer, betalinger, statusmøder m.m.)

• at der kan aktiveres påmindelser om løbende opfølgning på kontrakter

• at alle relevante informationer om kontrakterne gemmes ét sted (Logning)

• at det er muligt at søge på tværs af angivne informationer

• at oversigten over kontrakterne kan eksporteres til Excel

• at du kan tilgå dine kontrakter via vores DAHLbox app

Derudover kan det også bidrage til,

• at genbruge tidligere kontrakter

• at udvikle nye kontrakter

• at forny eller opsige kontrakter i tide

• at reducere tidsforbruget og skabe en øget kvalitet

DAHLbox er således et godt redskab til at få skabt grundlaget for en veludviklet struktur og løbende optimering af virksomhedens kontrakter.

Vi tager gerne en dialog om, hvordan rammerne for god og værdiskabende kontraktstyring opnås.

DAHLbox datarum er den optimale løsning for håndtering af dokumentudveksling i forbindelse med due diligence og større transaktioner. Med DAHLbox datarum er der mulighed for at uploade filer, hvor al data uploaded til DAHLbox ligger på servere, som DAHL har den fulde kontrol over, og hvor datasikkerheden er helt i top.

I datarummet kan køber få adgang til de uploadede filer. Derudover er det muligt for alle parter at kunne interagere nemt og hurtigt via Q&A sessions (questions and answers) på dokumenterne. Med DAHLbox datarum er der i øvrigt mulighed for på medarbejderniveau at indstille adgangsrettigheder til forskellige dokumenter, så det kan sikres, at de enkelte brugere kun har adgang til relevante dokumenter.

Fordele ved brugen af DAHLbox datarum

• Let interaktion mellem alle parter

• Backup på alt data

• Mulighed for simpel og overskuelig Q&A session på alle dokumenter

• Stor kapacitet til opbevaring og organisering af dokumenter

• Tilpasning af standardopsætningen efter behov

• Tilpasning af brugernes adgang til de enkelte filer

• Adgang til al data fra forskellige devices

Vil du vide mere?

Er du interesseret i at få en demonstration af DAHLbox og høre mere om, hvad DAHLbox kan gøre for dig og din virksomhed, så kontakt os via kontaktformularen nedenfor.

Effektive udbud i en digital verden

Fra 1. juli 2018 skal offentlige myndigheder og virksomheder afvikle deres udbud digitalt. Hos DAHL Advokatfirma oplever vi, at mange allerede nu ønsker at komme i gang med denne opgave!

De to primære anledninger hertil er:

• Et ønske om tidligt at opbygge kompetencer, som sikrer professionel håndtering af de nye lovmæssige krav om at skulle gennemføre udbud digitalt
• En ambition om at effektivisere, reducere omkostninger og øge fokus på kerneforretningen gennem fokus på ‘Procurement Excellence’

Hos DAHL tilbyder vi at stille vores elektroniske udbudssystem ”DAHL Procurement” til rådighed, som kan hjælpe til at forenkle, professionalisere og understøtte jeres udbudsproces fra A til Z.
Systemet bygger på den markedsledende platform EU Supply, hvori der gennemføres mere end 150.000 udbud årligt for de mere end 2000 aktive kunder.

DAHL Procurement understøtter jer til at opnå følgende fordele:

Forenklet governance i forhold til at styre strategiske indkøb

• Strategisk styring af hele udbudsprocessen via ensartet og dokumenteret struktur

• Løbende rapportering og overbliksbilleder, som understøtter beslutninger i processen

• Bekvem og praktisk behandling af udbud, tilbud, evaluering og kontraktstyring

• Arbejdsgange og centrale informationsflow er indbygget (håndtering af spørgsmål/svar, besvarelser, hændelser, rettelsesblade)

Effektivisering af indkøb

• Flere udbud med samme ressourcer

• Høj genanvendelighed via genbrug af skabeloner og tidligere gennemførte udbud

• Automatisk integration til udbudsportaler (udbud.dk, TED/OJEU)

• Mindske risikoen for klagesager grundet revisionsspor (log af alle hændelser) og indbygget varslingssystem i kontraktsforløbet

• Brug af DAHLs paradigmer, særligt indenfor IT- og entrepriseområdet

Høj sikkerhed

• Tydeliggør roller/rettigheder i udbudsteamet, herunder ved evt. brug af eksterne rådgivere, samt ved tværgående samarbejde mellem myndigheder

• Sikkerhed er indbygget i løsningen

Digital platform som er brugervenlig

• Tilbudsgiver vedligeholder deres egen profil

• 100% online system, som samler alt et sted, og giver tilgang til alle informationer digitalt

• Digital kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgiver i hele processen

• Relevante skabeloner og tjeklister indbygges i løsningen

Vi sikrer designet af den rigtige løsning

Vi har ikke én standardiseret tilgang, og I behøver ikke bruge os som rådgiver i øvrigt. I stedet tilbyder vi en løsning, som designes og skræddersyes til jer afhængigt af jeres aktuelle behov og krav.

På den måde vil vi kunne skabe mest mulig værdi for jer.

Vi indgår i et fleksibelt samarbejde om den bedste løsning for jer

Vi tilpasser løsningen til jer baseret på individuel og løsningsorienteret rådgivning. Efterfølgende vurderer vi sammen med dig, hvad den rigtige samarbejdsmodel skal være fremadrettet. Vi er i den forbindelse fleksible og kan bl.a. tilbyde:

• Sparring ved større / særligt komplekse udbud – aftales fra sag til sag

• Etablering af juridisk hotline – giver adgang til løbende problemløsningen inden for en ramme

• Løbende systemsupport / træning

• Fuld outsourcing af udbudsprocessen - eksempelvis inden for områder som IT og entreprise.

Desunden vil løsningen gøre, at I er i stand til at køre alle udbud 100 % selv efter løsningen er implementeret!

Få mere information om DAHL Procurement

Vil du vide mere er du velkommen til at kontakte vores udbudsspecialistteam:

Det kan være vanskeligt og økonomisk byrdefuldt at finde den rigtige kandidat til en delvis eller hel DPO-stilling, som opfylder forretningens og organisationens krav. Ved at outsource DPO-funktionen til DAHL får du for et fast beløb en ekstern professionel DPO-service.

Nogle virksomheder skal som følge af Databeskyttelsesforordningen (GDPR) udpege en Data Protection Officer (DPO). Det gælder blandt andet:

• Virksomheder, som i stort omfang behandler følsomme personoplysninger, f.eks. banker, forsikringsselskaber, teleudbydere og privathospitaler
• Virksomheder, der som en del af deres kerneforretning håndterer regelmæssig og systematisk overvågning af personoplysninger
• Alle offentlige myndigheder (undtagen domstolene)

Mange andre virksomheder kan også have fordel af at udpege en DPO. Det gælder særligt for mellemstore og større virksomheder, som ønsker at sende et signal til kunder, ansatte, samarbejdspartnere, investorer m.v. om, at virksomheden tager behandling af personoplysninger alvorligt.

DPO’ens katalog af opgaver er omfattende

En DPO skal kunne varetage en bred vifte af funktioner. Vi anbefaler blandt andet at følgende opgaver håndteres professionelt: Intern konsulentfunktion

• Udpegning af internt databeskyttelsesansvarlige
• Aktivitetsrapport til ledelsen (to gange årligt)
• Statusmøder med organisationens ledelse (to gange årligt)
• Underretning og rådgivning til relevante ansatte om databeskyttelse, herunder om forpligtelser i henhold til databeskyttelseslovgivningen

Overvågning

• Generel overvågning af overholdelsen af de databeskyttelsesretlige regler hos virksomheden
• Generel overvågning af overholdelsen af interne politikker om beskyttelse af personoplysninger, herunder overholdelse af politikker om fordeling af ansvar, oplysningskampagner og uddannelse af det personale, der medvirker ved behandlingsaktiviteter, og de tilhørende revisioner
• Gennemføre kontrolprocesser

Opbygge organisatorisk modenhed og kompetence

• Medvirke til at sikre awareness i organisationen
• Uddannelse/kursus for ansatte en gang årligt (en heldags undervisning), evt. målrettet forskellige interne funktioner i virksomheden
• Regelmæssig nyhedsopdatering af den intent databeskyttelsesansvarlige
• Rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af organisationens konsekvensanalyser vedrørende databeskyttelse

Ekstern tovholder

• Varetage kontakten til Datatilsynet
• Samarbejde med Datatilsynet på vegne af organisationen
• Retter forespørgsel til Datatilsynet, når det er hensigtsmæssigt
• Kontaktpunkt for Datatilsynets i forbindelse med forudgående høring, der er omhandlet i artikel 36 i Databeskyttelsesforordningen
• Kontaktpunkt for registrerede personer

DPO-opgaverne kan outsources til DAHL

Det kan være vanskeligt at finde og økonomisk byrdefuldt at ansatte den rigtige kandidat til en delvis eller hel DPO-stilling, som opfylder forretningens og organisationens krav. Ved at outsource DPO-funktionen til DAHL får du for et fast beløb en ekstern DPO-service, som varetager alle de opgaver, der er skitseret ovenfor. Samtidig spares udgifter til en dyr jobfunktion.

Med vores DPO-service sikrer du:

• Varetagelse af alle de kritiske DPO-opgaver- både den interne konsulentfunktion, overvågningsfunktionen, udvikling af organisatorisk modenhed samt varetagelse af kontakt til eksterne relationer
• At der er et stærkt fagligt team bag jeres interne databeskyttelsesansvarlige
• Adgang til digital platform (DAHL Box) med relevante seneste materialer, værktøjer, vejledninger og information

I praksis vil DAHL allokere en navngiven person som officiel Databeskyttelsesrådgiver hos jer, mens en specialist eller et specialistteam fra DAHL gennemfører de forskellige opgaver i samarbejde med jer.

Praktiske oplysninger – sådan foregår det

DPO-service tilbydes under følgende forudsætninger:

• Du indgår en kontrakt med DPO-service for en periode på 6 måneder ad gangen
• Kontrakten indeholder for første periode en gensidig prøveperiode på 3 måneder
• Det nærmere indhold af services og tilpasninger kan aftales individuelt
• Pris aftales individuelt ud fra virksomhedens konkrete forhold

Hvis du vil vide mere om DPO-service, tager vi gerne en uforpligtende drøftelse.

Kontakt os via nedenstående formular.

DAHL har et højt specialiseret team indenfor persondataret og mange års erfaring med håndtering af efterlevelse af persondatareglerne. I netværket faciliterer DAHLs persondata-team gennemgang og drøftelse af relevante og aktuelle problemstillinger inden for persondataret.

Formålet med netværket er at:

• bidrage til løbende faglig udvikling af deltagernes kompetencer inden for håndtering af persondata
• bidrage til erfaringsudveksling omkring håndtering af konkrete problemstillinger og emner
• bidrage med løbende best pratice materiale og skabeloner til implementering og dokumentation af sikker persondatabehandling

Netværket er praktisk orienteret, og netværksmøderne gennemføres ud fra praktisk erfaring. Du vil ligeledes få adgang til en lukket LinkedIn gruppe for alle deltagerne, hvor networking og deling af skabeloner, værktøjer m.v. finder sted. Netværket mødes i to grupper i henholdsvis København (Netværk Øst) og Aarhus (Netværk Vest).

Er det relevant for dig?

Netværket er målrettet:

• DPO’er
• personer, som er ansvarlig for håndtering af persondatabehandlingen i en privat virksomhed
• databeskyttelsesrådgivere samt øvrige interesserede, som arbejder med implementering af sikker behandling af personoplysninger

Praktiske oplysninger

Medlemskab: Et medlemskab af DAHL persondatanetværk koster kr. 5.000 ekskl. moms pr. år.
Tid og sted: Netværksmøderne afholdes 4 gange årligt à 3 timer.
Fokus og indhold: Det endelige indhold af netværksmøderne fastlægges løbende ud fra aktuelle emner og netværksdeltagernes ønsker, så der sikres en høj relevans for deltagerne.

Spørgsmål og tilmelding

Spørgsmål vedrørende Netværk Øst og eventuel tilmelding sker ved kontakt til: Advokat Tim Nielsen tim@dahllaw.dk +45 88 91 98 21

Spørgsmål vedrørende Netværk Vest og eventuel tilmelding sker ved kontakt til: Partner Søren Wolder swk@dahllaw.dk +45 88 91 92 45

DAHL Advokatfirma tilbyder at etablere og drifte en whistleblower-ordning for jer. Ordningen opfylder kravene i persondataloven og er i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer og praksis.

DAHL Advokatfirma er specialist inden for person­dataret. Vores team arbejder hver dag med virksomheders overholdelse af de persondataretlige regler, og vi har ekspertviden om implementering af ledelsessystemer, som kan anvendes til at påvise, at persondatalovgivningen overholdes.

Læs mere om DAHLs whistleblower-ordning her…

360° HR-eftersyn

I mange virksomheder og organisationer er de juridiske aspekter ofte ’den blinde plet’ i HR-funktionen. HR-funktionens relevans er stigende og denne stigning er en kærkommen mulighed til at udvikle HR-funktionen og få styr på det juridiske arbejdsfelt i HR-funktionen. Hos DAHL kan vi hjælpe med at få styr på juraen i HR-funktionen, således at du som arbejdsgiver er klædt på til den løbende berøring med ansættelses- og arbejdsretten.

Det er væsentligt og omkostningsbesparende, at virksomheder fokuserer på de risici, som er forbundet med personalejuraen - opdaterede juridiske værktøjer, sparring og træning kan hjælpe med at minimere unødige problemer og skabe fremdrift. Som en konsekvens heraf, lancerer DAHL to pakkeløsninger der hver skal sikre, at din virksomhed kan få en juridisk robust HR-funktion.

Sundhedstjek – har I klarhed i kontraktgrundlaget?

Med et sundhedstjek gennemgår DAHL op til 3 af jeres standardskabeloner til ansættelseskontrakter, f.eks. en lederkontrakt, en funktionærkontrakt og en timelønskontrakt. Vi undersøger hovedsageligt om kontrakterne er ajour i forhold til lovgivning og overenskomster, men leder også efter praktiske uhensigtsmæssigheder.

Hvis der enten identificeres mangler eller uhensigtsmæssigheder under gennemgangen, produceres der en to do-liste til dig og din virksomhed, som klæder jer på til selv at kunne håndtere jeres HR-juridiske problemstillinger.

Fordelene og udbyttet af et sundhedstjek er:

• Effektivitet i HR-funktionen
• Klarhed i kontraktgrundlaget
• Undgåelse af mulige tvister
• Fremtidssikring af kontraktgrundlaget, hvilket skaber grundlag for at sikre en ny forventningsafstemning mellem jer og jeres medarbejdere.

360° eftersyn – hvordan løfter I den juridiske kompetence i jeres HR-funktion?

Ved et 360° eftersyn går vi mere i dybden, og gennemgår om din virksomhed er eksponeret over for forskellige risici. Vores 360° eftersyn er udviklet til at komme hele vejen rundt om den juridiske HR-værktøjskasse i din virksomhed.

Under eftersynet gennemgår vi:

• Ansættelseskontrakter
• Personalepolitikker, herunder bl.a.
  • Sygefraværspolitik,
  • Rygepolitik,
  • Politik omkring sociale medier, og
  • Kontrolpolitik
• Tjeklister og værktøjer til opsigelse
• Fratrædelsesaftaler

Vi udarbejder en rapport med vurderinger og to-dos, som kan hjælpe dig med at fremtidssikre din juridiske HR-værktøjskasse. Processen tager typisk op til 10 dage, idet der er tale om en gennemgribende analyse. Tidshorisonten vil blive klarlagt i forhold til den individuelle opgave.

Med 360° eftersynet når vi altså hele vejen rundt om de juridiske aspekter af din virksomheds HR-funktion. Med rapporten i hånden vil I således være fuldstændig garderet over for HR-funktionens ”blinde plet”.

Vil du vide mere?

Vi tager gerne en dialog om mulighederne og hvordan vi bedst kan hjælpe din virksomhed, kontakt os gerne via nedenstående kontaktformular.